Klantcasus Luth Smeets: Ruim 45 minuten tijdswinst per intake en meer echte aandacht dankzij Psychologen AI

Luth Smeets is psycholoog bij Point O en voert uitgebreide intakegesprekken met cliënten. Deze gesprekken duren gemiddeld twee uur en gaan vaak over ingrijpende en persoonlijke thema’s. Naast het gesprek zelf vraagt vooral de verslaglegging veel tijd, zeker bij klinische intakes waarbij een onderbouwing voor de zorgverzekeraar nodig is. Sinds zij werkt met Psychologen AI, de gespecialiseerde applicatie van SmartIntake AI, is haar werkdag merkbaar veranderd.

Van intensief typen naar volledig aanwezig zijn in het gesprek

Voorheen kostte het uitwerken van een intake minimaal een half uur. Wanneer er een machtiging geschreven moest worden, kwam daar nog eens een half uur bij. De totale administratietijd kon daardoor oplopen tot een uur per intake.

Daarnaast betekende verslagleggen tijdens het gesprek dat Luth voortdurend moest schakelen tussen luisteren en typen. Terwijl cliënten kwetsbare onderwerpen delen, zat zij deels achter haar laptop om alles correct vast te leggen.

Met de inzet van Psychologen AI wordt het gesprek automatisch uitgewerkt. Het uitwerken zelf duurt slechts enkele minuten. Inclusief controleren, kopiëren en plaatsen in het EPD is zij nu ongeveer een kwartier bezig. Dat betekent een tijdsbesparing van circa 45 minuten per intake.

Belangrijker nog: ze kan tijdens het gesprek oogcontact houden en zich volledig richten op de cliënt. Volgens haar maakt dat het gesprek minder interview-achtig en menselijker.

Onderbouwingen kosten minder energie

Binnen de GGZ vraagt vooral de onderbouwing richting zorgverzekeraars veel denk- en schrijftijd. Dat is informatie die niet rechtstreeks van de cliënt komt, maar die door de behandelaar zorgvuldig moet worden geformuleerd.

Psychologen AI helpt bij het structureren van het gesprek en het verwerken van de besproken informatie in een overzichtelijke rapportage die voldoet aan de klinische standaarden. Luth geeft aan dat er weinig aanpassingen nodig zijn. Het is vooral controleren in plaats van volledig herschrijven.

Hierdoor kost het administratieve gedeelte niet alleen minder tijd, maar ook minder mentale energie na een intensief gesprek.

Gefaseerde invoering binnen het team

De inzet van Psychologen AI begon bij Luth zelf, op verzoek van de directeur van Point O, die actief kijkt naar technologische ontwikkelingen binnen de organisatie.

Na haar positieve ervaringen wordt het systeem van SmartIntake AI inmiddels binnen het intake-team getest. Regelmatig wordt er gezamenlijk geëvalueerd hoe het gebruik van de software verloopt.

Een volgende stap is een koppeling met het EPD. Momenteel wordt de rapportage nog handmatig overgezet. Een directe integratie gaat het proces verder stroomlijnen, bijvoorbeeld voor regiebehandelaren die nu nog niet direct kunnen meelezen.

Privacy en keuzevrijheid voor cliënten

Privacy is een belangrijk thema binnen de geestelijke gezondheidszorg. Luth vond het prettig om duidelijke uitleg te krijgen over de veiligheid en de NEN 7510 certificering van het platform.

De meeste cliënten accepteren het gebruik van Psychologen AI zonder bezwaar, zeker na toelichting over de efficiëntie en veiligheid. Een kleine groep geeft aan dit niet prettig te vinden. In die gevallen wordt de intake op de traditionele manier uitgewerkt. Die keuzevrijheid blijft belangrijk.

Wat verandert er in haar werkdag?

Volgens Luth zit het grootste verschil niet alleen in de tijdswinst, maar vooral in de energieverdeling.

Doordat zij minder bezig is met typen, kosten lange intakegesprekken haar minder energie. De indirecte tijd neemt af, waardoor er meer ruimte ontstaat voor direct cliëntcontact. Aan het einde van de dag merkt ze dat ze meer energie overhoudt.

Aanbeveling binnen haar netwerk

Luth bespreekt haar ervaringen met Psychologen AI actief binnen haar netwerk. Ze raadt SmartIntake AI aan als de drijvende kracht achter deze oplossing, omdat het systeem niet alleen administratieve verlichting biedt, maar ook bijdraagt aan een betere gespreksdynamiek tussen zorgverlener en cliënt. Volgens haar kunnen meerdere zorgdisciplines hier baat bij hebben.

Conclusie

Voor Luth Smeets is Psychologen AI van SmartIntake AI een praktisch hulpmiddel dat de administratieve druk verlaagt én het gesprek persoonlijker maakt. Minder uitwerktijd, minder energieverlies en meer aandacht voor de cliënt tijdens kwetsbare momenten.