Klantcasus Intramed: Meer focus op zorg en minder administratie met SmartIntake AI

Rob Bosman is Business Analist Intramed. In zijn werk ziet hij hoe administratieve verslaglegging tijdens en na een intake veel tijd kost voor zorgverleners. Hij legde de connectie met SmartIntake AI en bereidde de integratie binnen Intramed voor. Intramed startte aanvankelijk met Fysio AI en later is dit verbreed naar SmartIntake AI voor meerdere disciplines.

Het probleem: administratie ten koste van de patiënt

Volgens Rob zit een groot deel van de uitdaging in de administratie die bij een intake komt kijken. Tijdens een intake moet een zorgverlener luisteren naar het verhaal van de patiënt, de belangrijkste informatie filteren en die vervolgens concreet vastleggen voor het dossier en het behandelplan, zoals de klacht, voorgeschiedenis en natuurlijk de hulpvraag.

De administratieve druk binnen de zorg is vaak hoog en tijdens een intake blijft er soms weinig tijd over om alle relevante informatie vast te leggen. Je volgende afspraak staat alweer klaar! Dit hoor je soms nog wel eens terug, ook omdat je alle tijd wilt besteden juist aan de patiënt. Dossiers worden soms ook nog wel bijgewerkt op een later moment van de dag of zelfs ’s avonds.

Dat kan nu ook anders! Sinds Intramed samenwerkt met SmartIntake AI wordt het gesprek automatisch omgezet naar een gestructureerd verslag dat direct in het EPD van de zorgverlener terechtkomt. SmartIntake AI helpt om die druk te verlagen. De zorgverlener kan zich volledig richten op de patiënt, terwijl het gesprek wordt omgezet naar een concreet en gestructureerd verslag.

Integratie binnen Intramed Web

SmartIntake AI voor de fysiotherapie is ook geïntegreerd in Intramed web. Rob drukt dat vooral uit in één woord: het moet “flowen”. Je drukt op de knop, de opname wordt verwerkt en het verslag komt direct in het EPD terecht. “Fantastisch”, noemt Rob dat zelf.

Van praktijkbezoek naar samenwerking met Fysio AI

Rob bezocht verschillende praktijken en kwam via één daarvan bij SmartIntake AI terecht. Een medewerker daar werkte al met Fysio AI en was er lyrisch over. Hij wees Rob op Tim van SmartIntake AI en zo zijn ze met elkaar in gesprek gegaan. Tijdens die bezoeken ontdekte Rob ook hoe waardevol SmartIntake AI in de praktijk is. Zo vertelde een medewerker van een praktijk, waar veel expats patiënten zijn, over een Ierse man die die week was geweest. De medewerker sprak goed Engels, maar moest nu met het Engelse dialect goed focussen om deze man te kunnen verstaan. Met Smartintake kwam er uit dat gesprek een keurig verslag. Klanten vinden de meertaligheid en het vertalen naar een duidelijke intake een absolute uitkomst!

Diezelfde praktijk vertelde ook dat één van hun medewerkers meervoudige dyslexie heeft. SmartIntake AI zet het gesprek automatisch om naar een grammaticaal correct en gestructureerd verslag, een echte uitkomst voor deze therapeut.

Herkenning van vakterminologie

Een ander voordeel dat Rob terughoort uit de praktijk is de herkenning van vakterminologie. SmartIntake AI pikt specifieke termen uit disciplines zoals fysiotherapie, diëtetiek en logopedie goed op en verwerkt deze correct in het verslag. Dat zorgverleners hun eigen vakjargon gewoon kunnen blijven gebruiken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het verslag, maakt het systeem een stuk toegankelijker in de dagelijkse praktijk.

Eerste reacties van zorgverleners

Zorgverleners reageren over het algemeen enthousiast en zien direct de meerwaarde. Tegelijkertijd brengt een innovatie als deze ook vragen met zich mee, bijvoorbeeld over privacy en het opnemen van gesprekken. Dat is logisch. Daarom worden zorgverleners hierin goed meegenomen en is alle informatie hierover transparant beschikbaar. Zodra ze het systeem eenmaal gebruiken, ervaren ze hoe snel het verslag ontstaat en hoeveel administratief werk dat scheelt.

Privacy en vertrouwen

Privacy is een belangrijk onderwerp binnen de zorg. Rob krijgt soms vragen over waar gegevens worden opgeslagen en hoe de veiligheid is geregeld, niet alleen van individuele zorgverleners maar ook vanuit beroepsverenigingen van specifieke disciplines. SmartIntake AI biedt hier duidelijkheid over, onder andere via de website met de algemene voorwaarden en informatie over gegevensopslag.

Een belangrijke basis daarvoor is dat SmartIntake AI de NEN 7510-certificering heeft. Volgens Rob is dat tegenwoordig geen nice-to-have meer, maar een vereiste om überhaupt mee te kunnen doen in dit speelveld. Dat SmartIntake AI deze certificering heeft, gecombineerd met het feit dat de opname wordt verwijderd nadat de informatie in het EPD staat, geeft zorgverleners het vertrouwen dat gegevens veilig worden verwerkt.

Samenwerking tijdens de implementatie

Rob is positief over de samenwerking met het team van SmartIntake AI tijdens de implementatie. Hij omschreef die als “superfijn”: korte lijnen, jonge enthousiastemensen die hard willen werken en elkaar goede ondersteuning hebben geboden bij de hobbeltjes die onderweg ontstonden. De implementatie verliep volgens Rob gewoon super.

Vooruitkijken naar verdere ontwikkeling

Voor de toekomst ziet Rob ook kansen in de verdere anamnese zoals het onderzoek, het onderdeel van het consult waar verder relevante informatie wordt verzameld en vastgelegd. Dit fysieke deel van een consult: het hands-on onderzoek waarbij een therapeut bijvoorbeeld bewegingen van bijvoorbeeld een schouderonderzoek. Nu moeten therapeuten zaken zoals het aantal graden of de ervaren pijn nog apart opschrijven. Rob is ervan overtuigd dat daar mooie stappen in gemaakt kunnen worden.

Conclusie

Voor Rob Bosman ligt de waarde van SmartIntake AI in het ondersteunen van zorgverleners bij hun verslaglegging. Patiënt voor je, het gesprek voeren, focus op de patiënt, en het dossier is op orde.

Zoals Rob SmartIntake AI zelf samenvat:

“Een fijne partner waardoor we samen een stuk administratieve lastenvermindering in de zorg kunnen realiseren.”