Klantcasus dpo2: Meer aandacht en verdieping in het gesprek dankzij SmartIntake AI
dpo2 is een arbodienst die zich richt op werkgevers en werknemers rondom verzuim en re-integratie. Bedrijfsartsen, praktijkondersteuners en samenwerkingspartners binnen het netwerk van dpo2 gebruiken inmiddels dagelijks SmartIntake AI, tijdens eerste consulten, vervolgspreekuren en arbeidskundige onderzoeken. Voor deze klantcasus spraken we met meerdere gebruikers binnen en rondom dpo2 over hun ervaringen.
Ruim anderhalf jaar dagelijks gebruik
Erik van Leeuwen, managing partner bij dpo2, blikt terug op de samenwerking:
“Wij werken inmiddels ruim anderhalf jaar samen met SmartIntake en zijn daar nog elke dag enthousiast over. We zijn begonnen met onze bedrijfsartsen en inmiddels maken ook de praktijkondersteuners van onze bedrijfsartsen en arbeidsdeskundigen er dagelijks gebruik van. Het bespaart onze professionals aanzienlijk tijd, die zij gericht kunnen inzetten voor aandacht en kwaliteit in het gesprek met de gesprekspartner(s). SmartIntake vormt een kwalitatieve en betrouwbare inputlaag, die wij als professionals benutten en waar nodig verrijken. Het gebruik van SmartIntake is hierbij veilig, gecontroleerd en toekomstbestendig. Het is ook heel fijn dat onze mensen de applicatie ook via de app kunnen gebruiken, waardoor SmartIntake overal en op elk moment binnen handbereik is. We kijken uit naar het gebruik van de bijpassende hardware, de eerste tests zien er veelbelovend uit. Maar wat ik misschien nog wel het meest waardeer is de samenwerking zelf: kort op de bal, meedenkend en altijd gericht op wat onze klanten écht verder helpt. We zijn simpelweg ontzettend tevreden.”
Van meeschrijven naar écht aanwezig zijn
Voor Pepijn, bedrijfsarts in opleiding bij dpo2 Eindhoven, was het langdurige typen tijdens en na afloop van spreekuren altijd het meest frustrerende onderdeel van het werk. Waar hij eerder al snel tien minuten tot een kwartier kwijt was aan het uitwerken van een gesprek, merkt hij nu vooral dat hij die gewonnen tijd inzet om uitgebreider te rapporteren. Doordat SmartIntake ook een opnamefunctie biedt, kan hij een gesprek desnoods later op de dag nog terugluisteren om het verslag alsnog af te maken.
Ook Andrea Michielsen, van origine klinisch psycholoog en nu werkzaam als praktijkondersteuner bij een bedrijfsarts binnen dpo2, herkent dit. Voor haar was het draaien van eerste consulten van drie kwartier voorheen letterlijk drie kwartier aan uitwerktijd. Wat haar vooral is bijgebleven, is hoeveel prettiger het gesprek zelf is geworden:
“Ik moest communiceren met de medewerker, typen en proberen verbinding te zoeken. Terwijl het draait denk ik wel heel erg om verbinding hebben met de persoon die tegenover je zit. Daarin vind ik het wel echt ideaal dat ik nu gewoon echt bij het gesprek kan zijn.”
Ze geeft aan dit altijd vooraf te benoemen bij de medewerker en merkt dat ze, doordat ze niet meer hoeft te typen, juist meer kan doorvragen. Gesprekken die ze voorheen door tijdsdruk moest afraffelen, leveren nu een completer beeld op.
Ook bij samenwerkingspartners in gebruik
Ook buiten dpo2 zelf wordt SmartIntake gebruikt. Advida, een landelijk arbeidskundig bureau dat met een vijftiental arbeidskundigen onderzoeken uitvoert rondom het eerste ziektejaar en als partner samenwerkt met dpo2, zet de tool in tijdens gesprekken met medewerker en werkgever. Sandra Lenzen, manager bij Advida, licht toe dat het handmatig noteren tijdens die gesprekken altijd ten koste ging van de aandacht voor de ander aan tafel. Waar het uitwerken van een gesprek voorheen al snel vier uur kostte, scheelt SmartIntake daar nu een half uur op, tijd die direct wordt teruggegeven aan de kwaliteit van het gesprek zelf.
Bij Advida ligt, meer nog dan bij dpo2, de nadruk op zorgvuldigheid rond het opnemen van gesprekken. Waar arbeidsdeskundigen doorgaans maar één gesprek met een medewerker hebben om vertrouwen op te bouwen, blijkt uitleg vooraf, ondersteund door een speciaal ontwikkelde folder, essentieel om die drempel weg te nemen. In de praktijk merkt Sandra dat eventuele terughoudendheid bij de medewerker na de eerste tien minuten van het gesprek vrijwel altijd wegvalt.
Samen verder bouwen
Wat opvalt in de gesprekken binnen het dpo2-netwerk, is hoe actief gebruikers de tool naar hun hand zetten. Pepijn bouwde zijn eigen template op maat, zodat de uitwerking van gesprekken nog beter aansluit bij hoe hij ze wil vastleggen. Andrea bij dpo2 en Sandra bij Advida bieden allebei, ieder in hun eigen organisatie, medewerkers die daar behoefte aan hebben bewust de ruimte om op de vertrouwde manier te werken, wat bijdraagt aan het vertrouwen in het gehele proces. Die betrokkenheid werkt door in de samenwerking met SmartIntake zelf. Meerdere geïnterviewden noemen de korte lijnen en snelle opvolging op feedback als reden waarom ze vertrouwen houden in de verdere ontwikkeling van de tool.
Conclusie
Ruim anderhalf jaar na de start is het enthousiasme binnen dpo2 alleen maar gegroeid. Wat begon bij de bedrijfsartsen wordt inmiddels dagelijks gebruikt door praktijkondersteuners en arbeidsdeskundigen, en ook bij samenwerkingspartner Advida heeft SmartIntake AI een vaste plek gekregen in het gesprek met medewerker en werkgever. Voor de gebruikers binnen het netwerk draait het uiteindelijk niet alleen om tijdsbesparing, maar vooral om de ruimte om weer echt aanwezig te zijn in het gesprek.
Meer tijd en aandacht voor de gesprekspartner. En meer vertrouwen in de kwaliteit van het gesprek.
“Kort op de bal, meedenkend en altijd gericht op wat onze klanten écht verder helpt.”
Erik van Leeuwen, managing partner bij dpo2
