Klantcasus Brenda Goedhart: 67% tijdsbesparing per intake met SmartIntake AI

Brenda Goedhart is logopedist bij LogoPlus Rotterdam, een eerstelijns logopediepraktijk. Ze begeleidt cliënten bij uiteenlopende spraak- en taalvraagstukken en neemt daarvoor intakegesprekken af waarbij nauwkeurige verslaglegging essentieel is. Die gesprekken vragen haar volledige aandacht. Naast het gesprek zelf kostte vooral het achteraf invullen van alle velden in het dossier haar extra tijd. Sinds ze werkt met SmartIntake AI, kan ze zich tijdens de intake meer focussen op het gesprek and minder op het maken van aantekeningen.

Van aantekeningen maken naar volledig aanwezig zijn

Voorheen noteerde Brenda tijdens de intake wat ze later nodig had om alle velden in haar systeem netjes in te vullen. Het uitwerken na een gesprek kostte haar gemiddeld een kwartier per cliënt.

Met SmartIntake AI is dat teruggebracht, wat haar gemiddeld zo’n tien minuten tijdswinst per gesprek oplevert. Op dagen met een intake kan ze zich tijdens het gesprek volledig richten op de cliënt, zonder dat ze tegelijkertijd aantekeningen hoeft bij te houden voor de uitwerking daarna.

Een praktische start via Intramed

Brenda kwam in aanraking met SmartIntake AI via een duidelijke knop die zichtbaar was boven het intakeveld in Intramed. De drempel om het te proberen was laag: ze kon het drie keer gratis uitproberen voordat ze een beslissing hoefde te nemen.

De start verliep onwennig, met name rondom het vragen van toestemming aan cliënten. Hoe verwoord je het gebruik van SmartIntake AI op een manier die niet meteen alarmbellen doet rinkelen? Dat vergde wat oefening en eigen formulering.

Gesprekken verlopen hetzelfde, de verwerking niet

Tijdens de intakegesprekken zelf merkt Brenda geen verschil. Haar aanpak en gespreksvoering zijn onveranderd. Voor cliënten verandert er inhoudelijk ook niets tijdens het gesprek. Ze horen alleen vooraf de vraag of ze akkoord gaan met het gebruik van SmartIntake AI.

Privacy en vertrouwen: transparantie als basis

Binnen de zorg speelt vertrouwen een grote rol. Brenda ervaart de privacywaarborging van SmartIntake AI als goed: gegevens worden niet opgeslagen en het systeem is uitsluitend bedoeld om de uitwerking te vergemakkelijken. Ze is daar open over naar haar cliënten, en dat voelt voor haar als de juiste aanpak.

Wat verandert er in haar werkdag?

Het grootste verschil zit voor Brenda in de combinatie van meer focus tijdens het gesprek en minder tijd aan uitwerking erna. Op dagen met een intake kan ze de intake focussen op het gesprek zelf, in plaats van op het bijhouden van aantekeningen om alles daarna in te kunnen typen.

Aanbeveling binnen haar netwerk

Brenda zou SmartIntake AI aanbevelen aan collega’s die tijd willen besparen op administratie.

In haar eigen woorden: “Handige tool om administratietijd te verkorten en een klantvriendelijker gesprek te kunnen afnemen, omdat je geen notities hoeft te maken.”

Conclusie

Voor Brenda Goedhart is SmartIntake AI een praktische ondersteuning binnen haar logopediepraktijk. Waar ze voorheen een kwartier bezig was met de uitwerking van een intake, bespaart ze nu gemiddeld tien minuten per gesprek.

En meer ruimte om te adviseren en te begeleiden.